Об использовании систем управления проектами
Управление проектами подразумевает руководство всем и организацию всего, что понадобится для достижения цели. Однако зачастую большими планами трудно управлять, из-за большого объема. Поэтому были разработаны системы и методы управления проектами, которые облегчают организацию и реализацию плана.
Но многие проекты заметно отличаются друг от друга, а значит, использовать один универсальный метод для всего не получится. По этой причине были разработаны разные системы управления проектами. К тому же большинство крупных организаций переходят к проектной бизнес-модели.
Если вы желаете добиться эффективной работы команды, вам понадобится инструмент, позволяющий сотрудничать, планировать и делиться результатами работы. На рынке сейчас большой количество подобных эффективных инструментов. В этой статье рассмотрим самые основные и популярные системы, методы и инструменты управления проектами, которые гарантированно облегчат работу.
10 важнейших функции систем управления проектами
Система управления проектами обязательно должна обладать следующими функциями:
В списке перечислены основные функции, которыми должна обладать любая система подобного рода. Однако различные инструменты управления проектами могут обладать дополнительными функциями, которые могут быть даже уникальными.
Важно! Поэтому важно изучить как можно больше предложенных инструментов и систем, чтобы выбрать наиболее оптимальный для своей задачи.
Какие есть сервисы управления проектами?
В основном выделяют две категории инструментов: бесплатные и платные. В первом случае человек не будет платить за предоставленные услуги и методы, но в большинство таких инструментов сильно ограничен функционал. За платные программы придется заплатить некоторую сумму, но доступных функций будет заметно больше.
Конечно же, на рынке гораздо больше платных инструментов, нежели чем бесплатных. При этом доминирует именно арендный способ оплаты. То есть клиент платит определенную сумму раз в месяц или в год (в зависимости от условий обслуживания) и пользуется предоставленным функционалом программы.
Где используются системы управления проектами?
Системы управления проектами могут быть использованы на любом предприятии в случае если они отвечают специализированным требованиям для работы менеджеров проекта. Например, наша система СмартСервис может быть использована на предприятиях следующего типа
Популярные типы управления проектами
Типы управления проектами – это разработанные методики, основы которых закладываются в инструменты. Всего можно выделить 7 популярных типов:
- классическое проектное управление;
- Agile;
- Scrum;
- Lean;
- Kanban;
- Six Sigma;
- Prince 2.
Для каждого отдельного проекта рекомендуется подбирать подходящий тип управления. Каждый из вышеперечисленных вариантов обладает своими особенностями и характеристиками. Поэтому рассмотрим каждый тип управления проектами более подробно.
Классическое проектное управление
Этот тип появился одним из самых первых, поэтому его используют наиболее часто. Иногда даже не подозревая об этом. Так, смысл классического проектного управления состоит в разбивке задач на подзадачи и выполнение в строгом порядке.
Важно! При этом такой тип наиболее подходит для проекта, где следующие этапы вытекают из предыдущих.
То есть в этом случае нельзя перейти к следующей задаче, не завершив текущую. Для этого в большинстве случаев выделяют 5 задач: инициация, планирование, разработка, реализация и тестирование, мониторинг – после чего идет завершение проекта. При этом каждый из 5 этапов делится на еще несколько подэтапов, чтобы легче было контролировать.
Agile
Если классическое управление не подходит для проекта, то стоит рассмотреть Agile. В этом случае необязательно ждать завершения одной задачи, чтобы начать делать другую. В этом случае используется более гибкий метод. Во время планирования проект делится на несколько подпроектов, каждый из которых реализуется параллельно друг другу. А после завершения собирается финальный продукт, после чего весь проект считается завершенным.
Scrum
Скрам относится к семейству Agile, но считается более структурированным и при этом достаточно гибким. То есть проект разбивается на несколько подпроектов, после чего определяется приоритетность. Наиболее важные задачи выполняются в первую очередь. После завершения первого блока подпроектов предприниматель уже может использовать продукт, пусть и частично работающей. Затем выполняются остальные задачи, которые дополняют продукт и дают ему возможность полноценно функционировать.
Lean
Этот тип управления проектами очень сильно похож на предыдущий, но является более усовершенствованным вариантом. В этом случае задачи не только выполняются в зависимости от приоритета, но и проходят определенные стадии. Например, можно взять из классического типа: инициация, планирование, разработка, реализация, мониторинг. Благодаря тому, что все подпроекты проходят контролирующие этапы, предприниматель может быть уверенным, что все будет реализовано качественно.
Kanban
Канбан является наименее строгим типом проектного управления, из-за чего он получил большую популярность у многих предпринимателей. Так, Kanban позволяет оставить задачу неоконченной на каком-либо этапе, если появилась более приоритетная задача (например, можно не отредактировать статью, если срочно необходимо пофиксить код сайта).
Важно! Такого не позволяет ни один другой метод управления проектами.
Six Sigma
Смысл этого проектного управления заключается в том, что постоянно повышается качество продукта, благодаря непрерывному процессу анализа и улучшения всех аспектов. Для этого выделяют несколько сигм: определение, измерение, исследование, разработка, контроль. И только после этого поставка продукта покупателю. Особенно важен предпоследний этап – контроль, так как он позволяет оценить слабые стороны и исправить их в следующих проектах.
Prince 2
Принц2 предлагает 7 процессов, в каждом из которых у всех членов команды есть своя значимая роль: начало проекта, инициация, руководство планом, контроль стадий, управление созданием продукта, управление границами стадии, завершение проекта. Главной особенностью этого типа проектного управления является то, что его можно использовать абсолютно для любого масштаба проекта: начиная от небольших и заканчивая государственными масштабными проектами.
Лучшие системы управления проектами
За все время было разработано огромное количество системных инструментов для управления проектами. Однако выделить можно только 12 лучших вариантов:
- SmartService;
- Trello;
- Asana;
- Jira;
- Мегаплан;
- Битрикс24;
- Basecamp;
- Яндекс.Трекер;
- GanttPro;
- Worksection;
- MeisterTask;
- Wrike
Каждый инструмент обладает своими особенностями и уникальными дополнительными функциями. Поэтому перед тем, как выбрать вариант, рекомендуется внимательно изучить все доступные инструменты. Вкратце рассмотрим все вышеперечисленные системы управления проектами в статье ниже.
SmartService
Адрес сервиса: mysmartservice.com
СмартСервис является одним из самых популярных инструментов для управления проектами. Технология этой компании основана на SeviceDesk и HelpDesk, но с определенными дополнениями. Так, этот инструмент помогает регистрировать входящие запросы от клиентов, передавать их в следующий отдел, контролировать выполнение поставленных задач, оптимизирует бизнес-процесс и так далее.
Важно! В результате затраты на проект снижаются вплоть до 50%.
Преимущества:
- большое количество функций;
- заметно снижает затраты на проекте;
- удобное мобильное приложение;
- есть русский язык;
- подходит для любых проектов;
- оперативная служба поддержки.
Недостатки:
- нет бесплатной подписки (есть пробный период)
Trello
Адрес сервиса: trello.com
Трелло – это удобный инструмент, который позволяет управлять любым проектом, который может быть абсолютно любой сложности. Эта программа представляет из себя доску с основными этапами, например, анализ, планирование, разработка и мониторинг. Под каждым этапом прописываются задачи, на каждую из которых ставится ответственный человек.
К дополнительным функциям можно отнести цветные метки, возможность установки сроков выполнения задачи. К тому же пользователи могут обмениваться файлами, комментариями или даже отправлять смайлики. Администраторы проекта могут добавлять описание к проекту, этапам, задачам, составлять команды и так далее.
Преимущества:
- есть бесплатный тариф;
- удобный и простой интерфейс;
- можно пользоваться с любого устройства;
- есть возможность ставить плагины, что расширяет функционал;
- можно составлять команды для реализации проекта.
Недостатки:
- плохо интегрируется с другими сервисами;
- нет русского языка (можно исправить установкой плагина);
- нет автоматического удаления выполненных задач – приходится тратить время и делать это вручную.
Asana
Адрес сервиса: asana.com
Асана направлена на командную работу над проектом, однако этот инструмент можно использовать и для персонального распределения задач. Предприниматель может детализировать необходимые вопросы, то есть отнести к одной из категорий: задачи, проекты, разделы, вложения, дедлайны и так далее. Каждый из этих вопросов можно настроить, согласно уже запланированному проекту.
Глава проекта может пригласить сотрудников в это приложение. Для этого достаточно указать электронную почту приглашаемого человека. Преимуществом является то, что можно настраивать уровень доступа, что позволит скрыть от ненужных глаз конфиденциальную информацию. Отдельно стоит отметить визуализацию задач в календаре, где они расписываются по дням, согласно назначенным дедлайнам. Это позволяет визуально оценить приоритетность задач.
Нельзя не отметить удобное приложение для андроид и айОС, которое занимает минимальное количество памяти. Через смартфон можно пользоваться теми же функциями Asana, что и на десктопной версии. Хотя стоит отметить: использовать функционал инструмента через сайт все же гораздо удобнее. Последнее, о чем хотелось бы рассказать, это функция обсуждения задач. То есть участники могут общаться в специальном рабочем чате, который в любой момент можно отключить.
Преимущества:
- удобный интерфейс;
- бесплатная версия с большим количеством функций;
- есть календарь задач;
- есть мобильные приложения на iOS и Android;
- легко интегрируется с другими платформами;
- можно подключить диаграммы Ганта;
- гибкость – подойдет для любого проекта.
Недостатки:
- нет русского языка;
- расширенная версия дорого стоит;
- нет офлайн версии.
Jira
Адрес сервиса: atlassian.com
Это рабочая доска, которую предприниматель может настраивать под свои нужды, используя самые разные инструменты. Этот инструмент поддерживает kanban и scrum. А если необходимо управлять проектом по собственным принципам и правилам, то программа позволит интегрировать собственную систему проектного руководства.
Стоит отметить, что бесплатной версии этого инструмента нет. Однако пользователю доступен бесплатный пробный период, после чего необходимо выбирать одну из предложенных подписок. Доступными функциями является предоставление отчетности о ходе реализации плана и задач, назначение дедлайнов и ответственных.
Дополнительным преимуществом является возможность интегрировать Jira в Битрикс24. По совокупности доступного функционала и преимуществ, этот инструмент рекомендуется использовать разработчикам программного обеспечения. Так как он позволит выпускать качественные программы и приложения в максимально сжатые сроки.
Преимущества:
- мощное программное обеспечение инструмента;
- большое количество фильтров;
- можно настраивать доступ лиц к определенным данным;
- отзывчивая служба поддержки Jira;
- удобный и многофункциональный контроль за проектом.
Недостатки:
- нет бесплатной версии;
- трудно разобраться во всем многообразии функционала;
- цена кажется завышенной, так как большинство доступных функций использовать во многих проектах не придется.
«Мегаплан»
Адрес сервиса: megaplan.ru
Сразу стоит отметить: этот инструмент имеет одно существенное ограничение – над проектом должно работать менее 500 человек. Так как больше указанного количества зарегистрировать в работе над задачами не получится. При этом слишком маленьким командам с небольшими проектами не рекомендуется пользоваться «Мегапланам». Так как тариф недешевый, а большинство доступных функций рассчитано на средние и крупные проекты.
Одним из главных преимуществ является наличие обучающей системы на русском языке. То есть пользователя сначала «возьмут за руку» и поводят по всей системе, рассказывая вкратце обо всех доступных функциях (а их тут немаленькое количество).
Важно! После такой обучалки, каждый пользователь «Мегаплана» поймет широту доступных функций и научится их применять в тех или иных ситуациях.
В приложении сразу же можно создавать отчеты и оплачивать счета (например, переводить заработную плату за задачу сотруднику). Последней особенностью является отличная структура рабочего пространства. Несмотря на обилие функций, пользователь быстро разберется, где что находится, благодаря удобному и качественному интерфейсу. Однако не стоит забывать про сравнительно высокую стоимость тарифа.
Преимущества:
- наличие русского языка;
- обучающая система и постоянные подсказки, которые не раздражают;
- большое количество доступных функций;
- удобный интерфейс;
- есть возможность оплачивать счета и ввести переписку с клиентами через этот инструмент;
- большое количество отчетов – есть из чего выбрать и провести аналаз;
- большое количество тарифов (правильно выбранный тариф позволит не переплачивать за неиспользуемый функционал.
Недостатки:
- высокая стоимость тарифов;
- ограничение по количеству человек;
- нет бесплатной версии (только бесплатный пробный период);
- не подойдет для маленьких организаций.
Битрикс24
Адрес сервиса: bitrix24.ru
Битрикс24 является одним из самых популярных инструментов в этой области. В первую очередь это произошло благодаря большому функционалу: это и корпоративная социальная сеть, и планировщик, и кабинет для видеоконференций, и управляющий персоналом, и телефония, и менеджер по продажам, и CRM.
Так, пользователи Битрикс24 могут принимать заявки с любых каналов, распределять задачи между сотрудниками, настраивать воронки продаж, работать с клиентами. В общем, функционал у этого инструмента один из самых больших. Дополнительным преимуществом является возможность настроить интерфейс под себя, чтобы не запутаться во всем этом многообразии.
Преимущества:
- огромный функционал;
- есть пошаговые инструкции по работе с доступными функциями и обучающие ролики;
- настраиваемый интерфейс;
- интегрируется практически с любыми платформами;
- есть внутренняя социальная сеть для сотрудников (сильно повышает командный дух и сплоченность);
- подходит для любого бизнеса;
- отличная визуализация, в том числе в виде графиков, диаграмм и так далее;
- есть бесплатный тариф.
Недостатки:
- иногда кажется, что слишком много всего, особенно когда приходится во всем этом разбираться;
- интеграция с некоторыми платформами доступна только на платных тарифах;
- телефония только платная.
Basecamp
Адрес сервиса: basecamp.com
Это еще один инструмент для управления проектом, который позволяет составлять расписания, раздавать задачи, ставить приоритеты, вести отчетность, настраивать доступ лиц к той или иной информации, добавлять файлы к задачам. Сотрудники в свою очередь могут комментировать и задавать вопросы по проекту (эту функцию можно легко отключить нажатием одной кнопки).
Однако эта система может интегрироваться лишь с ограниченным количеством ресурсов. Есть бесплатная версия, пробный период и подписка на платные функции. При этом стоимость сравнительно небольшая за достаточное количество дополнительных инструментов. В любом случае Basecamp не обладает рядом функций: оценка затрат, шаблоны для быстрого составления задач, личная переписка, учет времени на задачу и так далее.
Преимущества:
- простая, но эффективная, система проектного управления;
- есть мобильное приложение;
- достаточное количество функций для стандартных задач;
- выгодные цены на платные тарифы.
Недостатки:
- иногда может медленно работать;
- нет русского языка;
- иногда временно пропадает доступ к облаку, где хранятся необходимые файлы.
Яндекс.Трекер
Адрес сервиса: cloud.yandex.ru
Яндекс.Трекер – это многофункциональный инструмент, который полностью доступен на русском языке. Так, кроме стандартных задач, пользователи могут подготовить материалы для маркетинговых ходов, подготавливать и согласовывать документы, регулировать инфраструктуру организации и многое другое. Одной из главных особенностей является формирование пространства для всех, то есть все члены команды общаются в одном канале.
Преимущества:
- есть гибкие настройки прав доступа;
- русификация;
- легко перенести данные с другого инструмента управления проектами на Яндекс.Трекер;
- есть удобное мобильное приложение;
- большое количество шаблонов для быстрого создания задач;
- данные хранятся в облаке сразу на нескольких серверах.
Недостатки:
- нет бесплатной версии;
- «сырое» мобильное приложение;
- небольшим компаниям цена может показаться завышенной.
GanttPro
Адрес сервиса: ganttpro.com
Этот инструмент представляет собой диаграмму Ганта, которая уже давно стала популярной в методах управления проектами. Пользователь создает ряд задач и назначает дедлайны. В результате система автоматически создает понятный график, который легко читается. Дополнительными функциями является управление ресурсами, командной работой, контроля потраченного времени и так далее.
Преимущества:
- простой и красивый дизайн;
- не требует долгого изучения интерфейса, все становится понятно сразу;
- есть русский язык;
- есть портфель проектов;
- хорошее соотношение цены и качества.
Недостатки:
- нет бесплатной версии (есть пробный период);
- если задачи повторяются, то их придется каждый раз делать заново.
Worksection
Адрес сервиса: worksection.com
Этот инструмент предлагает бесплатный тариф, пробный период и платную подписку. Хотя даже в бесплатной версии есть огромное количество функций: полноценная воронка продаж, тайм-менеджмент, отчеты, интеграция с почтой, большое количество шаблонов, диаграмма Ганта и так далее. В общем, есть все доступные возможности, которые могут понадобится в управлении проекта или для настройки воронки продаж (только телефонии нет).
Преимущества:
- большое количество функций;
- бесплатная подписка;
- простой и понятный интерфейс;
- отзывчивая и оперативная служба поддержки.
Недостатки:
- есть ряд недоработок в функционале;
- медленная скорость;
- разница между платной и бесплатной подпиской небольшая, а вот цена высокая.
MeisterTask
Адрес сервиса: meistertask.com
На первый взгляд может показаться, что этот инструмент имеет слишком маленький набор функций: отчеты, приоритеты, управление временем, оценка состояния задач и добавление вложений. Однако MeisterTask отлично проявляет себя в интеграции с другими платформами, например, Dropbox, GitHub, Zendesk и Google Drive. В общем, простой и удобный инструмент для маленьких и средних проектов.
Преимущества:
- простая и быстрая интеграция с другими платформами;
- есть все основные функции;
- есть бесплатный тариф;
- доступно мобильное приложение;
- можно комментировать задачи, в том числе подчиненным;
- на телефон приходят уведомления в случае каких-либо изменений.
Недостатки:
- нет русского языка;
- нет ряда важных функций;
- нет резервного копирования данных.
Wrike
Адрес сервиса: wrike.com
На сайте этого инструмента сказано, что он подходит для команд любых размеров. Но проанализировав доступные возможности, становится понятно, что Врайк ориентирован на большие команды. Есть диаграмма Ганта, возможность распределять и перераспределять задачи, обновлять статусы подпроектов и другие возможности для эффективного проектного управления. Отличительной чертой являются доступные теги для изображений и видео.
Преимущества:
- есть мобильные приложение;
- качественная русификация;
- интерактивные отчеты;
- теги для видео и изображений;
- большое количество синхронизаций.
Недостатки:
- сравнительно высокая стоимость;
- нет бесплатного тарифа (есть пробный период);
- необходимо долго знакомиться с доступным функционалом;
- не совсем удобный интерфейс.
Как выбрать сервис?
Как видно из статьи, существует огромное количество инструментов, систем и методов управления проектами. Из-за этого возникает вопрос: как выбрать сервис. Выбирать программу или сайт для управления своим проектом следует исходя из своих задач, количества человек в команде, бюджета и целей, которые необходимо достигнуть.
Ведь нет единого правильного инструмента или системы для управления проектами. Для каждой отдельной компании и отдельных задач метод или инструмент может быть свой. Поэтому следует выбирать программу под конкретный проект, учитывая все нюансы. К тому же важен не только инструмент, но и организация самих процессов в работе с системой проектного управления.
