Facility Management

Несмотря на то, что за рубежом понятие фасилити менеджмента возникло еще в 70-х годах прошлого века, в России это направление на сегодняшний день только набирает обороты. Данный термин трактуется по-разному, но чаще всего означает управление архитектурными объектами. Грамотная организация эксплуатационных процессов недвижимого имущества компании повышает уровень комфорта и безопасности ее сотрудников, улучшая тем самым показатели их производительности.

Что такое управление объектами и какова область применения\цели\задачи?

Фасилити менеджмент — это профессиональная организация и управление процессами обслуживания архитектурных построек. В зависимости от назначения объекта существует два направления данной деятельности:

• управление жилой недвижимостью;
• управление коммерческими помещениями.

Фасилити менеджмент может осуществляться в отношении всего здания в целом или его отдельных частей. Это определяется объемами возложенной ответственности и предоставленных полномочий. В обоих случаях отношения между владельцем недвижимости и FM-оператором или управляющей компанией регулируются договором обслуживания.

Область применения фасилити менеджмента:

1. Пространство и инфраструктура. К данной сфере относится планирование и проектирование здания, согласование строительства и возведение объекта, аренда помещения, его ремонт, организация интерьера и уборка, а также последующая реконструкция и снос.
2. Люди и организации. Например, общественное питание, IT, HR, маркетинг, бухгалтерия, прием посетителей.

В первом случае в обязанности оператора входит физическая организация пространства и управление инфраструктурой. Во втором случае деятельность связана с психологической установкой рабочих процессов и профессиональной физиологией.

Цель фасилити менеджмента заключается в эффективном управлении службами и сервисами, которые обеспечивают стабильную работу объекта недвижимости, а также удобство его арендаторов и посетителей.

Поставленные задачи могут различаться в зависимости от основного вида деятельности владельца здания. Они могут заключаться в следующем:

• поддержание всех систем коммуникаций в надлежащем состоянии и предотвращение рисков возникновения аварийных ситуаций;
• уборка помещений, территории общего пользования и прилегающих площадей;
• обеспечение поступления энергоресурсов и управление их расходованием;
• организация охранной деятельности и принятие мер безопасности;
• управление инфраструктурными сервисами.

Особенности фасилити менеджмента на каждом конкретном объекте определяются техническими факторами, такими как:

• качество ремонта помещения;
• тип фасада здания и напольных покрытий;
• график работы компании;
• другие показатели.

В сложных условиях современной экономики многие компании стараются сокращать объемы своих расходов. Часто это касается и затрат на эксплуатацию помещения. Но со временем ко многим руководителям приходит понимание, что качественный фасилити менеджмент не является источником дополнительных расходов, а наоборот, позволяет эффективно эксплуатировать недвижимость и при этом существенно экономить.

Поэтому многие компании заключают договора с профессиональными FM-организациями. В крупных городах России заказчиками данных услуг все чаще становятся не только владельцы коммерческой недвижимости, но и собственники жилых площадей.

В регионах РФ привлечение профессионального фасилити менеджера на сегодняшний день не настолько распространено, как в мегаполисах. Владельцы недвижимости предпочитают самостоятельно справляться с управленческими задачами. Дефицит опыта и знаний в данной сфере приводит к допущению ошибок в организации процессов эксплуатации недвижимости и, как следствие, к финансовым потерям.

Внимание! Некачественное обслуживание объекта может повлечь за собой ухудшение его характеристик. Важные элементы инфраструктуры могут утратить свою пригодность. Следствие этого — неудобство, а иногда и полная потеря возможности использования недвижимости.

Непрофессиональный подход к управлению объектом опасен снижением арендной стоимости помещений, утратой их привлекательности для покупателей, арендаторов и посетителей. Качественный фасилити менеджмент способен предупредить и предотвратить перечисленные риски с помощью постоянного обслуживания объекта, наблюдения за его состоянием и своевременного обнаружения и предотвращения возможных поломок.

Услуги в данной сфере помогают решать задачи по автоматизации зданий, повышению показателя энергоэффективности бизнеса и снижению негативного воздействия на окружающую среду.

Какие услуги входят в управление недвижимостью?

Facility management – это комплекс услуг по организации процессов использования и обслуживания объекта недвижимости и прилегающей к нему территории. Он включает в себя несколько направлений:

1. Управление инфраструктурой. Данный набор услуг включает в себя организацию отопления здания, водоснабжения, установку и обслуживание систем канализации, вентиляции и кондиционирования. Основная задача заключается в управлении всей инфраструктурой с целью поддержания ее в надлежащем состоянии, а также в предупреждении и устранении аварийных ситуаций.
2. Обеспечение пожарной и физической безопасности, осуществление контроля доступа к территории и охрана ценных объектов. Задача заключается не только в исполнении требований и пожеланий заказчика, но и в выполнении условий регуляторов, без соблюдения которых деятельность компании может быть приостановлена.
3. Планирование бюджета. Данный пакет услуг включает в себя расчет бюджетных средств и затрат на эксплуатацию недвижимости. В зависимости от сферы деятельности компании и объемов бизнеса обслуживание может включать не только стандартные, но и дополнительные функции, например организацию процессов кредитования реконструкции здания и др.
4. Клининг. Данная сфера включает в себя уборку помещения и вывоз мусора. Задача заключается в поддержании чистоты и порядка внутри помещений и на прилегающей территории.

Кто такой и чем занимается Facility Manager?

Фасилити менеджер — это специалист, сфера деятельности которого заключается в организации процессов эксплуатации зданий, экономии средств заказчика путем сокращения расходов, направленных на обслуживание недвижимости, без ущерба качеству услуг.

Работа FM-оператора заключается в следующем:

1. Охрана здоровья людей, окружающей среды и обеспечение безопасности. Данные услуги направлены на устранение рисков возникновения вредных условий труда, которые могут негативно повлиять на самочувствие сотрудников компании и привести к повышению травмоопасности. Наличие таких фактов влечет за собой уголовную ответственность, страховые выплаты, утрату доверия клиентов и инвесторов, а иногда и потерю бизнеса.
2. Принятие мер пожарной безопасности. Риски возгорания здания влекут за собой возникновение угрозы жизни людей, порчу имущества и потерю бизнеса. В обязанности фасилити менеджера входит обслуживание, контроль и испытание противопожарного оборудования и систем безопасности, а также оформление документов и сертификатов соответствия здания установленным нормам пожарной безопасности.
3. Физическая безопасность. В пакет услуг по управлению недвижимостью может быть включена охрана объектов.
4. Техобслуживание, проведение проверки и испытаний. Данные меры необходимы для того, чтобы убедиться в безопасности и эффективности работы объекта. Они направлены на увеличение продолжительности срока эксплуатации недвижимости и оборудования и минимизации рисков их выхода из строя. Часто в этих целях используются автоматизированные системы управления.
5. Клининг. Уборка помещения производится в нерабочие часы. Но такие услуги как восполнение расходных материалов, сбор отходов и оперативное локальное устранение загрязнений осуществляется во время работы персонала. Клининг может включать в себя комплекс периодических задач, например ежедневных, еженедельных или ежемесячных.
6. Выполнение оперативных задач, направленных на поддержание стабильного функционирования здания. Данные меры могут сопровождаться составлением ежедневных отчетов и выполнением определенных процедур.
7. Планирование беспрерывной работы бизнеса. Для обеспечения бесперебойной деятельности компании важно заранее разработать план действий на случай пожара или аварийной ситуации. Необходимо предусмотреть возможность перемещения персонала в другое место на время восстановительных мероприятий. Это позволит продолжить работу даже при наличии экстремальной ситуации.
8. Организация пространства и внесение локальных изменений. В течение года в каждой компании наблюдается перемещение персонала. Для планирования данных процессов, как правило, используются автоматизированные системы. При этом важно учитывать нормативы, установленные законодательством, такие как минимальная площадь пространства в расчете на одного человека, правила пожарной безопасности, показатель освещенности помещения, использование табличек и вывесок, система вентиляции, температурный режим, наличие расходных материалов, например питьевой воды, в необходимом количестве.

Справка. В перечень услуг фасилити менеджмента могут быть включены и дополнительные функции, такие как организация торговли, мест общественного питания (столовых), зон отдыха и т. д.

Преимущества Facility Management

Фасилити менеджмент обладает рядом важных преимуществ:

1. Экспертный подход. Управляющие компании обладают полным набором возможностей для решения множественных задач. Они содержат в своем штате квалифицированных специалистов, имеющих необходимые сертификаты, которые гарантируют высокое качество предоставления услуг.
2. Наличие у управляющей компании комплекта оборудования, необходимого для выполнения тех или иных работ. Заказчику не нужно приобретать его за свои средства.
3. Оперативное устранение неполадок. В договоре об обслуживании можно указать сроки реагирования управляющий компании на обращения заказчика. В таком случае все риски будут застрахованы условиями соглашения.
4. Прозрачная структура расходов и снижение затрат. Грамотный подход к обслуживанию недвижимости способствует экономии средств. Расходы распределяются на длительное время, а необходимость финансовых вложений в проведение срочного ремонта исключается.
5. Устранение рисков взаимодействия с контролирующими органами. Все обязанности и ответственность по соблюдению установленных норм возлагаются на исполнителя.
6. Страхование деятельности управляющей компании. В случае причинения ущерба поставщик услуг возмещает заказчику убытки в то время как штатному сотруднику можно только вынести выговор.

Наша платформа Smart-Service идеально подходит для Facility Management, сервисных компаний и управления недвижимостью. С помощью нашей сервисдеск системы вы сможете легко упорядочить все процессы и контролировать любые работы. Уже через два месяца после внедрения нашей системы затраты на производственные процессы могут быть снижены на 50%.

Итак, фасилити менеджмент — это новое направление на рынке услуг, которое появилось в России относительно недавно, но на сегодняшний день стремительно развивается. Данная деятельность имеет несколько направлений. Она востребована в сфере управления как коммерческой, так и жилой недвижимостью. Эффективная модель эксплуатации объекта позволяет снизить затраты на обслуживание помещений и избежать непредвиденных поломок и аварийных ситуаций.