Распределение задач между сотрудниками

Делегирование – это распределение задач между своими сотрудниками. Оно является важной частью эффективного управления компанией из любой отрасли. Вообще, делегирование применяется всегда и в любом коллективе, просто иногда это происходит неосознанно. Однако повышая эффективность распределения задач, можно увеличить эффективность работы персонала, а значит, и прибыль.

Что такое делегирование?

Делегирование – это комплекс мероприятий по распределению функций управляющего между другими работниками. Ярким примером является работа по должностной инструкции. То есть начальник ставит перед подчиненным задачи и наделяет его полномочиями для их решения. Таким образом, руководитель разгружает себя от рутинной работы и концентрируется на самых важных задачах.

Основные принципы успешного делегирования

Если успешно проводит делегирование задач, то эффективность работы компании в среднем возрастает на 30-40%. Для этого необходимо соблюдать несколько принципов:

• единоначалие – давать задачи может только непосредственный руководитель своим подчиненным;
• ограничение – за каждым управляющим закреплено определенное количество подчиненных, он не может делегировать не своим сотрудникам;
• соблюдение обязанностей и прав– нельзя делегировать задачу тем сотрудникам, у которых она не прописана в должностной инструкции;
• закрепление ответственности – даже если начальник делегировал задачу другому, это не значит, что он снял с себя ответственность за ее выполнение;
• передача ответственности – не только начальник отвечает за выполнение задачи, но и сотрудник, который приступил к ее выполнению;
• отчетность – все нюансы, статистика и последовательность действий должны фиксироваться в отчетах.

Рекомендуется соблюдать все эти принципы, тогда делегирование задач будет максимально эффективным и приносить пользу. Если по-какой-то причине сотрудник не справился с доверенной работой, то необходимо разобраться в причинах и устранить их. Например, если дело в квалификации, то обучить работника или нанять готового специалиста. Но постоянные штрафы и ругательства в сторону сотрудника не помогут.

Для чего нужно распределение задач?

В условиях сжатых сроков и постоянно растущих списков дел важно, чтобы руководители делегировали задачи нужным сотрудникам — это не только повышает эффективность, но и приносит удовлетворение в команде. Слишком много задач и слишком мало времени — если вы не хотите быть постоянно перегруженным работой в качестве менеджера, вы должны научиться делегировать.

Исходя из всего этого, можно сформулировать цели делегирования:

• снижение нагрузки на руководителей;
• повышение эффективности работы всех звеньев компании;
• увеличение интереса сотрудников к работе.

Часто руководители загружаются рутинной работой, которая не дает сконцентрироваться на главных задачах. Если распределить их между своими сотрудниками, появится время и силы для решения более сложных и важных вопросов. А сотрудники при этом получат доступ к более сложной деятельности. Тем самым можно повысить производительность и заинтересованность персонала в работе.

Все ли задачи можно делегировать?

Казалось бы, почему не распределить все задачи между сотрудниками. Тогда руководитель сможет отдыхать и лишь иногда ставить подписи в документах. Во-первых, при таком подходе работники надолго в компании не будут задерживаться. Во-вторых, эффективность на графике пойдет вниз. Так как есть целый ряд задач, которые должен выполнять только руководитель.

К таким задачам относится:

• найм или увольнение сотрудников – принимает решение только руководитель, так как только он знает, какие именно работники требуются;
• генеральное планирование – детали можно обсудить с квалифицированными сотрудниками, но конечный план утверждает руководитель и ответственность за успех и провал только на нем;
• срочные дела – иногда есть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее (например, через минуту отправить отчет), в таких случаях гораздо проще и быстрее будет сделать это самому;
• конфиденциальные дела – если это задача имеет конфиденциальный характер, то доступ к ней имеет строго ограниченное количество людей, а значит, делегировать ее может быть некому;
• дела с высоким риском – за риски всегда несет ответственность руководитель, поэтому такие задачи лучше выполнять самому (подходит поговорка: лучше меня самого никто не сделает).

Делегировать нужно рутинные задачи, которые мешают заниматься остальными делами. Если распределять все задачи подряд, которые не хочет делать начальство, то в долгосрочной перспективе это приведет к упадку. И хорошее начальство должно это понимать. По той же причине не стоит давать работнику задачу, зная, что он плохо справится. Лучше обучить его и затем нагружать. Либо нанять готового специалиста.

Как делегировать задачи сотрудникам?

Есть множество способов по делегации задач. Самый простой – лично подойти к работнику и обговорить с ним все моменты. Если компания небольшая и сотрудников немного, то такой способ вполне подойдет. Правда, это не особо эффективно. Особенно если в подчинении находится несколько десятков или даже сотен человек. Ведь если к каждому подходить, можно весь рабочий день потратить на это.

Важно! Гораздо эффективнее использовать системы управления проектами.

Для более эффективного распределения задач между сотрудниками лучше использовать СервисДески, CRM-системы и так далее. Все это относится к автоматизации бизнес-процессов или, по-другому, системам управления проектами. Руководитель заходит в приложение или на сайт системы, добавляет ТЗ (техническое задание), устанавливает делайны (срок реализации) и назначает ответственного.

Сотрудник отслеживает это через свой аккаунт и приступает к реализации, если назначили его ответственным. Есть системы, в которых руководитель добавляет задачи. А работники предлагают свои кандидатуры на ее реализацию. Но такое встречается гораздо реже. В любом случае использование автоматизации бизнес процессов является самым эффективным способом делегации задач.

Какие могут возникнуть проблемы внедрением систем управления?

Главной проблемой внедрения автоматизации бизнес-процессов является спешка. Часто руководители начинают торопиться и слишком быстро внедряют системы управления. В результате положительного эффекта не будет. Более того, все может стать хуже. Например, отдельные сотрудники могут начать отказываться работать по новым правилам.

И в большинстве случаев дело не в том, что они такие плохие и хотят вредничать. Чаще всего руководители внедряют системы управления без подготовки. В результате сотрудники не понимают, как и зачем им работать по новым правилам.

Поэтому перед внедрением систем управления необходимо:

1. Провести анализ всех структур компании.
2. Выбрать программу с системой управления для внедрения.
3. Составить пошаговый план автоматизации бизнес-процессов.
4. Рассказать сотрудникам о важности и необходимости нововведений.
5. Обучить работников использованию системы, которую планируется внедрять.
6. Провести автоматизацию, согласно сделанному плану.

Если владелец плохо разбирается в автоматизации и системах управления, то лучше нанять стороннего специалиста. Он проведет изучение компании, подберет подходящую программу, обучит персонал и постепенно внедрит выбранную систему. Это позволит избежать множество ошибок в процессе автоматизации, а значит, сведет к минимуму вероятность возникновения проблем.

Какие бывают системы управления и распределения задач?

В интернете можно найти множество компаний, которые предлагают свои системы управления задачами. Но сразу стоит отметить, что полностью бесплатных и при этом качественных программ нет. Обычно только предлагают бесплатную пробную версию. А затем, если все понравится, необходимо будет оплатить услуги. Есть несколько способов: единоразовый фиксированный платеж, либо оплата за месяц.

Поэтому условия сотрудничества необходимо читать заранее. Не менее важно изучить и функциональность программы. Так хорошая система распределения задач должна обладать следующими характеристиками:

• низкий порог входа – слишком замудренный интерфейс будет затруднять процесс работы, а обучение и вовсе может затянуться на долгое время;
• возможность интеграции – в работе любого бизнеса используется множество разных программ, поэтому для удобства необходимо, чтобы они могли взаимодействовать друг с другом;
• наличие пробного периода – обязательно нужно попробовать программу, чтобы понять, насколько она подходит именно под ваши запросы и бизнес-процессы, иначе вы рискуете взять «кота в мешке».

Всем этим критериям соответствует СервисДеск система SmartService. Клиентам предлагается 30-дневный пробный период, за время которого удастся убедиться в эффективности нашей программы. У сервиса есть множество преимуществ, с которыми можно ознакомиться на главной странице сайта (там же можно найти подробное описание продукта и условия сотрудничества).

Важно! Но главное достоинство – расширенный функционал.

Используя SmartService, вы получаете не только систему распределения задач, но и многое другое:

• оптимизацию бизнес-процессов;
• оптимизацию работу персонала;
• удобные отчеты во всех направлениях;
• снижение расходов на процессы производства;
• контроль над работой сотрудников;
• автоматический расчет зарплаты.

Использовать программу могут компании из разных отраслей. Это объясняется универсальностью сервиса. Кстати, наша программа совмещается с практически любым другим ПО (программным обеспечением). Это тоже является важным преимуществом.

Итак, кому подойдет решение SmartService:

• бизнес-центры;
• обслуживающие компании;
• службы по доставке;
• сервисные компании;
• ТЦ (торговые центры);
• управляющие организации;
• финансовые предприятия;
• строительные организации;
• и другим.

Уже через 3 месяца после использования «СмартСервиса» удается на 30% сократить расходы и на 45% увеличить эффективность (средние значения). Сотрудникам удобно работать по этой системе, так как интерфейс сделан простым и очень удобным. К тому же есть свое мобильное приложение. Таким образом, система всегда будет под рукой, что очень удобно.

Резюмируя

Наиболее эффективным способом распределения задач между сотрудниками является использование систем управления проектами. Крайне важно делегировать рутинные задачи, так как это повышает производительность и позволяет руководителю сконцентрироваться на более важных задачах. Одной из лучших систем является SmartService, с информацией о котором можно ознакомиться на главной странице.