Контроль задач

Одним из главных условий успешности каждого отдельного проекта и компании в целом является своевременность и полнота выполнения специалистами поставленных задач. Поэтому в современном бизнесе большое значение имеет контроль за работой сотрудников. Он важен и для директора компании, и для персонала. Руководитель получает эффективную команду и высокую результативность труда, а работники — стабильную заработную плату. Один из самых эффективных методов контроля выполнения задач — автоматизация процесса с применением специальных IT-систем.

Для чего нужен контроль выполнения задач сотрудниками?

Внедрение системы контроля позволяет достичь следующих целей:

1. Получение ожидаемого результата работы персонала. Благодаря отслеживанию действий сотрудников существенно снижается риск допущения ими ошибок.
2. Исполнение сроков и условий договоренностей с партнерами, что позволяет повысить уровень доверия к компании.
3. Рост конкурентоспособности предприятия за счет своевременного и качественного выполнения задач.
4. Устойчивость компании к кризисным ситуациям, что достигается путем организации управления рабочими процессами и слаженной командной работой сотрудников.
5. Обнаружение и устранение ошибок уже на стадии их возникновения.
6. Повышение уровня лояльности персонала к руководству за счет строгих, но справедливых действий директора.
7. Возможность акцентировать внимание не только на ошибках специалистов, но и на их достижениях. В результате этого повышается мотивация сотрудников.
8. Выявление специалистов с низкой квалификацией, чаще других нарушающих сроки выполнения задач и условия договоренностей.
9. Определение недочетов планирования и организации рабочего процесса, в т. ч. при установлении сроков и объемов работ, а также при распределении нагрузки между сотрудниками.
10. Минимизация рисков хищения материальных и интеллектуальных ценностей, а также мошенничества со стороны персонала.

Чем опасно отсутствие контроля?

Отсутствие мониторинга может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий:

1. Снижение эффективности работы как отдельных отделов и подразделений компании, так и всей организации в целом.
2. Деградация производственных процессов.
3. Нарушение сроков и условий договоренностей.
4. Снижение уровня доверия к компании и бренду со стороны партнеров и потребителей товаров и услуг.
5. Утрата компанией конкурентоспособности на рынке.

Важность контроля выполнения задач сотрудниками на удаленной работе

Продуктивность сотрудника — это соотношение времени, реально потраченного на работу, к общей продолжительности рабочего дня. Если специалист занимается делом всего 3 – 4 часа из 8 положенных, его продуктивность составляет 37 — 50 %.

Работая в домашней обстановке при наличии множественных отвлекающих факторов, сложно сосредоточиться на выполнении рабочих задач.

Добиться показателя продуктивности 100 % в таких условиях почти невозможно, но повысить его до 50 – 70 % несложно при эффективном контроле и выполнении ряда условий:

1. Составление четкого распорядка дня с учетом домашних дел и с соблюдением оптимального графика сна и отдыха.
2. Оборудование рабочего места и создание необходимых условий для труда.
3. Самоконтроль. Для сохранения концентрации рекомендуется устранить с рабочего места все посторонние предметы. Использование автоматической системы уведомлений о простоях послужит стимулом для повышения продуктивности работы.

Даже минимальный мониторинг поможет сотруднику на удаленке соблюдать рабочий график и своевременно выполнять поручения. Но важно учитывать, что чрезмерное давление, наоборот, создает стрессовую ситуацию и снижает работоспособность. Организовать качественный контроль можно с помощью специального программного обеспечения, например SmartService.

Рекомендуется предоставить сотрудникам доступ к отчетам о их продуктивности. Это мотивирует их больше времени посвящать работе, не отвлекаться на посторонние предметы и своевременно и качественно выполнять поручения.

Виды контроля

Существует несколько видов управленческого контроля:

1. Итоговый. Труд работника оценивается по результатам работы после выполнения задачи. Преимущество данного метода заключается в мотивации специалиста к саморазвитию.
2. Предварительный. Проверка производится поэтапно. При необходимости руководитель дает специалисту необходимые рекомендации. Такой метод мониторинга целесообразно использовать при возможности внесения корректировок в ходе выполнения задачи.
3. Поэтапный. Данный подход применяется, если работа специалиста содержит в себе несколько задач, которые выполняются поочередно. Поэтапный мониторинг позволяет уменьшить количество ошибок или невыполненных заданий.
4. Периодический. Контроль осуществляется регулярно с определенной периодичностью.
5. Выборочный. Руководитель осуществляет контроль в любое время, когда посчитает это необходимым, в т. ч. в процессе работы над поставленной задачей.

Внимание! Чтобы максимально повысить эффективность работы персонала, из всех перечисленных методов мониторинга руководителю важно выбрать оптимальный, который идеально подойдет именно для его компании с учетом специфики деятельности организации.

Основные принципы контроля

Для достижения желаемого результата важно придерживаться следующих принципов контроля:

1. Проверка соблюдения сотрудниками договоренностей. При наличии факторов, требующих отказа от заключенного соглашения или внесения определенных изменений в его условия, специалист должен своевременно предупредить об этом руководителя.
2. Планирование мониторинга. Если работа сотрудника состоит из нескольких этапов, следует выделить и зафиксировать так называемые точки невозврата или максимального риска. Это периоды, когда наличие ошибок в работе опасно для компании большими финансовыми потерями. Промежуточный мониторинг должен производиться до момента наступления каждой точки невозврата.
3. Анализ результатов. Рекомендуется заранее составить перечень задач, как однократных, так и регулярных, которые нуждаются в отслеживании. По результатам проведенного контроля необходимо сделать выводы. Если при выполнении одного и того же поручения сотрудником регулярно допускаются ошибки, рекомендуется подумать об усовершенствовании технологии работы или передаче данных обязанностей другому специалисту.
4. Перепоручение контролирующих функций иному должностному лицу или автоматизация мониторинга. Для этого рекомендуется использовать такие IT-системы как SmartService. Данная программа позволяет осуществлять контроль из любого места. Сервис оптимально подходит для мониторинга персонала на удаленной работе и позволяет снизить затраты на производственные процессы до 50 %.
5. Проведение отложенного мониторинга. Если невозможно осуществить проверку сразу после выполнения сотрудником задачи, можно перенести ее на более позднее время, зафиксировав все необходимые для этого данные. Такой подход применим только в случаях, когда для перехода к следующему этапу не требуется обязательная проверка выполненной работы.

Какие ошибки могут быть допущены при организации контроля?

В процессе организации и осуществления контроля у руководителя существуют риски допущения следующих ошибок:

• некорректное делегирование обязанностей, например размытая формулировка сути поручений и целей;
• чрезмерный надзор, который может вызвать у персонала чувство обиды, страха и неуверенности;
• отсутствие внимания к достижениям работников, обесценивание мелких, но значимых дел;
• отказ от анализа результатов проведенного контроля и принятия мер в отношении выявленных недостатков;
• отказ от применения на практике системы поощрений и наказаний;
• старания руководителя угодить каждому подчиненному.

Избежать всех перечисленных ошибок можно с помощью программ автоматизации контроля.

В каких случаях необходимы автоматизированные системы контроля

Системы контроля актуальны для любого бизнеса. Они позволяют значительно повысить производительность работы персонала. Но существует несколько ситуаций, при наличии которых рекомендуется принять срочные меры по автоматизации мониторинга:

• продолжительность выполнения рабочих задач существенно возросла;
• часть поручений остается без выполнения;
• сотрудники не справляются с работой по причине высокой загруженности;
• контроль требует от руководителя больших затрат времени;
• в компании применяется метод удаленной работы;
• часть сотрудников организации работает дистанционно.

Внимание! Приобретение и установка автоматизированных систем контроля сопряжены с дополнительными расходами. Но, как показывает практика, все финансовые затраты окупаются в самые короткие сроки.

Зачем нужна автоматизированная система контроля?

Применение автоматизированных систем контроля позволяет достичь ряда важных результатов, добиться которых при помощи других способов мониторинга достаточно сложно. Преимущества таких программ заключаются в следующем:

1. Возможность контролировать одновременно большое количество проектов. Главное условие — привить персоналу привычку фиксировать все договоренности в электронной системе.
2. Возможность постановки задач в электронном виде с четкой и понятной формулировкой, описанием целей и желаемых результатов.
3. Возможность определять время последнего просмотра задачи сотрудником, ознакамливаться с новыми комментариями, проверять статус поручений.
4. Возможность устанавливать приоритетность задач, конечные сроки их выполнения, а также напоминания о дедлайнах. Таким образом не сложно определить степень загруженности каждого сотрудника и правильно распределить задачи по их важности и срокам выполнения между всеми специалистами.

Возможности автоматизированных систем контроля

Выбор подходящей автоматизированной системы контроля должен основываться на бизнес-задачах компании.

Внимание! Перед покупкой программного обеспечения рекомендуется протестировать его и воспользоваться бесплатным пробным периодом.

Сервисы автоматического контроля могут поддерживать следующие функции:

• учет времени работы персонала;
• расчет и оценка показателей результативности труда специалистов;
• динамика активности каждого отдельного сотрудника;
• формирование рейтинга продуктивности работников;
• запись выполненных за компьютером действий и их просмотр;
• снимки экранов компьютеров;
• блокировка нежелательных сайтов;
• автоматическое формирование уведомлений о допущенных нарушениях;
• мониторинг выполнения поручений;
• формирование расширенных отчетов;
• генерация данных о прогрессе работы над проектами;
• составление рабочих графиков.

Преимущества автоматизации контроля

Плюсы систем контроля заключаются в следующем:

1. Прозрачность. Сотрудники знают, что за их работой ведется контроль. Они также понимают, в чем он заключается.
2. Предсказуемость. Работники четко знают свои цели и обязанности и понимают, какое наказание может быть применено за каждое нарушение.
3. Объективность. Для всего персонала действуют единые правила.
4. Незаметность. Все уведомлены о контроле, но не чувствуют давления со стороны руководства.
5. Результативность. Данные мониторинга подвергаются обработке, после чего не сложно сделать определенные выводы.
6. Постоянство. Мониторинг ведется автоматически и регулярно. Контроль не ослабляется, но и не усиливается.
7. Эффективность. Отчеты формируются в автоматическом режиме.

Воможности SmartService

Платформа SmartService позволяет осуществлять качественный контроль выполнения задач сотрудниками, в том числе:

1. Менять статус поручений в режиме реального времени и производить мониторинг сроков их выполнения.
2. Формировать отчеты о загруженности персонала.
3. Распределять задачи и проверять, кто из сотрудников справляется с ними лучше, а кто отстает от остальных.
4. Контролировать выполнение поручений.
5. Автоматически рассчитывать зарплату.
6. Присваивать задачам уровень приоритетности и планировать время их выполнения с учетом загруженности специалистов.
7. Многое другое.

Внимание! Сервис актуален и одинаково эффективен и для офисного применения, и для контроля работы сотрудников на удаленной работе.

Резюме

Важным фактором успешности, надежности и конкурентоспособности компании является полнота и своевременность выполнения договоренностей ее сотрудниками. Контролировать данный процесс несложно с помощью автоматизированной системы SmartService. Программа поможет оптимально распределить задачи и нагрузку между всеми специалистами компании, проверить, насколько своевременно выполняются поручения на любом этапе осуществления проекта. С помощью данной системы можно производить контроль за работой огромного количества работников.