Контроль исполнения поручений

Одна из главных проблем современных компаний заключается в несвоевременности или некорректности выполнения поручений руководителя подчиненными. Главная причина — недостаток мотивации у сотрудников. Отсутствие контроля за выполнением рабочих заданий приводит к росту уровня безответственности. Это негативно отражается на результативности деятельности компании в целом и на объеме получаемой прибыли. Решить данные проблемы можно с помощью регулярного мониторинга качества и своевременности выполнения поручений.

Зачем нужна система контроля исполнения поручений, в чем ее ценность?

Одна из основных задач руководителя заключается в рациональном распределении задач между сотрудниками. Несмотря на то, что эта функция имеет важное значение, она не является единственной. В большом потоке работы и информации сложно самостоятельно контролировать процесс и результаты выполнения поручений каждым специалистом. Особенно трудно это сделать при многочисленном штате сотрудников.

Данную проблему можно решить с помощью автоматизированной системы контроля исполнения поручений. Программное обеспечение освобождает руководителя от выполнения многих рутинных обязанностей, например:

• передачи заданий сотрудникам;
• обновления статуса поручений;
• выполнения промежуточного контроля и т. д.

Все перечисленные и многие другие обязанности выполняются в автоматическом режиме. Достаточно сделать 1 – 2 клика кнопкой мыши.

В результате использования авторизованной системы наблюдается рост экономических показателей:

• скорость разработки заданий — на 50 %;
• сопровождение на всех этапах выполнения поручений — 30 %;
• производительность труда — 20 %;
• высвобождение ресурсов — 15 %;
• сокращение допускаемыг ошибок — 20 %.

Эффективность работы менеджера любого звена оценивается по результатам работы его подчиненных. Поэтому большое внимание рекомендуется уделить постановке задач и контролю за их выполнением.

Автоматизация этих процессов позволит существенно сократить время, затрачиваемое между распределением поручений и достижением поставленных целей. Таким образом можно добиться стандартизации и оптимизации результатов трудовой деятельности.

Какие задачи поддаются контролю, а какие нет? Как нужно ставить задачи, чтобы они поддавались контролю?

Контроль в менеджменте заключается в сопоставлении плановых показателей с результатами выполнения задач. Наличие отклонений свидетельствует о необходимости корректировки самих поручений или сроков их выполнения, замены ответственного специалиста или принятия других методов воздействия.

Внимание! Система исполнения контроля может применяться в случаях, когда факт исполнения задачи может быть измерен в объективных показателях.

Создание поручений в крупных компаниях имеет определенные нюансы, которые зависят от типа структуры организации:

1. Пирамидальная. Структура данного типа применяется в большинстве крупных компаний. Руководитель формирует определенную задачу, которая в свою очередь распадается на несколько подзадач. Каждая из них передается руководителю отдельного подразделения, а затем распределяется на одного или нескольких исполнителей с указанием сроков ее завершения. Сложность заключается в том, чтобы понятно сформулировать суть задачи и донести ее до специалистов. Нужно также убедиться, что каждый ответственный сотрудник правильно понял, что именно от него требуется. Не менее важно проследить за выполнением поручений на каждой стадии процесса. Но в большинстве случаев контроль распространяется только на задачи первого уровня, а именно, поставленные директором компании. Работа специалистов проверяется в рамках каждого подразделения. Исключением являются случаи с использованием электронного документооборота. Работа каждого сотрудника фиксируется в данной программе. Это позволяет повысить дисциплину исполнения поручений каждым специалистом и дает возможность сделать выводы об эффективности каждого сотрудника.
2. Формализационная. Руководитель составляет приказ или резолюцию с указанием сути самого задания и лиц, на которых оно распространяется. В рамках подразделения данные распоряжения оформляются в письменном или электронном виде. Структура формализационного типа часто встречается в компаниях с небольшим штатом сотрудников.

Контролю поддаются поручения, которые соответствуют следующим требованиям:

• четкая формализация и выполнимость задачи, ее соответствие компетенции ответственного специалиста;
• наличие установленных сроков исполнения (исключением являются типовые требования, предусмотренные нормами законодательства или внутренней инструкцией организации);
• назначение конкретного исполнителя с указанием его имени и должности (если таких лиц несколько, первый в списке сотрудник считается ответственным за организацию работы и результаты выполнения задачи).

Внимание! Чем более подробно и детально сформулирована нетиповая задача, тем проще она поддается исполнению со стороны специалиста и контролю со стороны руководителя.

Размытость формулировки поручения увеличивает риски некачественного выполнения задачи. Поэтому все указания должны быть обозначены четко, грамотно и адекватно.

Не рекомендуется пренебрегать возможностью создания шаблонов типовых поручений. Это позволит существенно сократить время обработки заданий.

Важно избегать возможных ошибок, которые затрудняют процесс выполнения поручений. Самыми частыми из них являются:

1. Длительный выбор лиц, ответственных за результаты работы. Чем больше растягивается процесс назначения исполнителей, тем меньше времени остается на саму работу.
2. Ограничение полномочий ответственного лица и сокращение сроков, отведенных на принятие мер по достижению поставленных целей.
3. Назначение исполнителей на одну задачу в количестве большем, чем требуется.
4. Отсутствие четкого поэтапного руководства, придерживаясь которого исполнители могли бы выполнять работу самостоятельно, не дожидаясь указаний руководителя.

Повысить эффективность работы специалистов можно путем выполнения следующих правил:

1. Принятие мер по повышению мотивации. Специалист должен четко осознавать, что своевременное и качественное выполнение поручений руководителя способствует развитию компании в целом и, как следствие, повышению его материального благополучия. Рекомендуется напоминать подчиненным, что успешное выполнение ими заданий сопряжено с получением бонусов и вознаграждений разных видов.
2. Письменное оформление заданий с помощью специальных программ и приложений с указанием ответственного лица и сроков выполнения работ. Сотрудники должны быть уведомлены о возложенных на них обязанностях и о том, что их деятельность контролируется руководителем. Это исключит в дальнейшем возможность заявлений о том, что специалист не был своевременно проинформирован о поставленных задачах или забыл о них.
3. Кратчайший путь следования указаний от руководителя подчиненному. Рекомендуется использовать для передачи распоряжений специальные планировщики, электронные записные книжки, в которых вся информация о поручениях отображается в максимально развернутом виде.
4. Наличие обратной связи с руководителем. Это необходимо для уточнения деталей при возникновении непредвиденных проблем в процессе достижения поставленных целей. Руководителю рекомендуется внимательно отнестись к замечаниям и корректировкам, поступающим со стороны исполнителя, и принять их к сведению.
5. Наличие единой системы поощрений и наказаний, применяемой ко всем специалистам в равной степени. Сотрудники должны быть уведомлены о возможности принятия по отношению к ним соответствующих мер.
6. Соблюдение умеренного подхода к контролю. Не рекомендуется следить за каждым действием подчиненных и вмешиваться в процесс без крайней необходимости. Специалисты должны иметь возможность выполнять свою работу самостоятельно, не отвлекаясь на каждое незначительное замечание со стороны руководства. Главное — это скорость выполнения работ и достижение качественного результата.
7. Отслеживание каждой задачи без исключения, анализ и оценка итоговых показателей.

Внимание! Высокая эффективность работы может быть достигнута только при условии наличия качественной коммуникации между исполнителями и лицами, ответственными за результат.

Виды контроля исполнения поручений

Существует несколько видов контроля исполнения поручений:

1. Предварительный. Осуществляется на этапе подготовки проекта и формирования задач. Руководитель проверяет наличие ресурсов и возможностей, необходимых для выполнения работы.
2. Входящий. Предусматривает необходимость проверки степени осведомленности специалиста о своих обязанностях и выяснение того, как он понимает поставленные задачи и как планирует работать над их выполнением. Входящий контроль осуществляется, как правило, ответственными лицами, например помощниками руководителя.
3. Промежуточный. Заключается в оценивании выполнения работ. Проводится по результатам каждого этапа. Позволяет проанализировать объем выполненных работ, убедиться в отсутствии или наличии проблем или задержек в выполнении заданий. При выявлении каких-либо отклонений от плана соответствующие сведения передаются руководителю, который в свою очередь при необходимости вносит определенные изменения в поручения.
4. Итоговый. Проводится по результатам завершения сроков выполнения работ. Включает в себя оценку своевременности исполнения задачи, сравнение полученных результатов с плановыми показателями. На основе данных анализа руководитель делает итоговые выводы, принимает определенные решения, касающиеся рабочего процесса в рамках проекта.

Система контроля предполагает наличие постоянной связи руководителя с заместителями или начальниками подразделений. Последние занимаются фиксированием задач, проверкой сроков их выполнения, назначением исполнителей. Кроме того, они периодически готовят письменные доклады директору о том, кто из сотрудников работает над проектом и как справляется со своими обязанностями.

Все положения о функционировании системы контроля утверждаются документально. Сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с ними. Формы отчетов о промежуточных и итоговых результатах утверждаются в виде сопроводительной документации.

Какие инструменты есть для контроля исполнения задач?

На сегодняшний день существуют следующие инструменты контроля исполнения:

1. Контрольно-справочная картотека. Применяется для ручного контроля. Для каждого поручения оформляется регистрационная карточка. В нее вносятся сведения о задании, информация, полученная в ходе его выполнения, и данные о снятии поручения с контроля.
2. Специальные программные продукты. Предназначены для автоматизации контроля. К ним относятся Google-диски, CRM-ы, СервисДески и пр.

Система SmartService предназначена для выполнения многих важных управленческих задач, в том числе, для контроля исполнения поручений. Это автоматизированная программа, которая помогает оптимизировать и существенно упростить данный процесс.

Внимание! SmartService интуитивно понятен и прост в использовании. Он подходит для бизнеса любого типа.

Автоматизированная система содержит информацию обо всех заданиях. Каждое из них может быть в любое время извлечено для ознакомления с деталями проведения работы.

Какие инструменты должны быть в системе контроля задач?

Качественная система контроля задач должна быть оснащена следующими функциями:

• создание заданий с указанием сроков их выполнения и присвоением им степени важности и статуса;
• назначение ответственных лиц;
• отправка задач на доработку с указанием сути необходимых корректировок;
• формирование проектов и подпроектов;
• просмотр списка сотрудников и подразделений;
• ведение диалога с исполнителями;
• загрузка файлов и отчетов;
• привязка исполнения к KPI;
• утверждение результатов проведенной работы и т. д.

Выбирать системы контроля рекомендуется с учетом особенностей и масштабов бизнеса. Программа SmartService — оптимальный вариант, который отличается универсальностью и может быть эффективно использован как в крупных, так и в мелких компаниях любой сферы деятельности.