Автоматизация бизнес-процессов: руководство по повышению эффективности

Любой бизнес испытывает влияние конкуренции в его области рынка. Выжить и преуспеть смогут только те компании, которые поддерживают конкурентоспособность на высоком уровне. Одним из способов повышения эффективности работы является автоматизация бизнес-процессов. И чем раньше компания перейдет на эту ступень, тем меньше она потеряет денежных средств и тем быстрее повысит конкурентоспособность. В этой статье подробно рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов и почему так важна.

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процесс – это последовательность действий, постоянно повторяющаяся в определенное время. В ходе нее создаются ценности для конечного потребителя, но при этом потребляются ресурсы. Главная цель бизнес-процесса – получение прибыли. Именно это должно быть конечным результатом последовательности действий. Конечно, некоторые процессы в бизнесе напрямую на прибыль не влияют. Но способствуют получению дохода косвенно.

Основные задачи бизнес-процессов:

• выполнять последовательность действий в определенном порядке – необходимо для предотвращения срыва запланированной цепочки операций;
• гарантировать максимальную скорость выполнения последовательности действий – чем быстрее, тем меньше затрат и больше прибыль;
• выявлять и своевременно устранять излишние или повторяющиеся операции – например, зачем одному человеку делать два похожих отчета, лучше оставить один;
• обеспечивать реализацию последовательности действий в конкретное время – это гарантирует беспрерывную и эффективную деятельность компании.

Выделяют такое понятие, как граница бизнес-процесса. Это наступление времени или события, которое служит сигналом к началу реализации последовательности действий. Например, каждую пятницу сотрудник выполняет операции для составления отчета. То есть границей бизнес-процесса является начало пятницы (время). А если поступила заявка от клиента, то в этом случае необходимо сразу начать ее обрабатывать по алгоритму. В этом случае поступление заявки (событие) является границей бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса – это ресурсы, которые необходимы для реализации. Например, для обработки заявки необходимо время, свободный сотрудник, телефон, ПК и информация. В самом конце бизнес-процесса ждет выход. Он обязательно должен быть. Выход бизнес-процесса – это продукт, услуга или другой результат выполнения алгоритма действия. Этот результат должен получить конечный потребитель, а компания заранее обговоренную прибыль.

Подведем небольшой итог, что такое бизнес-процессы. Сотрудник видит определенный сигнал, получает необходимые ресурсы и приступает к реализации уже запланированного алгоритма действий. В процессе он превращает ресурсы в какой-либо конкретный результат и передает в другой отдел компании. В самом конце должен получиться конечный продукт, который перейдет потребителю. А компания в итоге получит прибыль и так каждый раз – это должно быть непрерывно (если только организация не закроется). Все это и называют бизнес-процессами.

Для автоматизации бизнес-процессов необходим надежный и многофункциональный инструмент, с помощью которого организация сможет наладить ход работ и поставить автоматизацию на рельсы. Одним из таких инструментов может стать платформа Smart Service. При использовании этой платформы в организации появляется множество инструментов с помощью, которых можно автоматизировать некоторые работы, среди них:

• Чек-листы в задачах
• Контроль сотрудников
• Автоматическое название заработной платы сотрудникам по KPI
• Создание задач по индивидуальным шаблонам
• Возможность подключения SMS-уведомлений
• Возможность создания автоматических, повторяющихся заявок по шаблону
• И многое другое

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Как видно из предыдущего блока, реализация бизнес-процессов – это сложная, долгая и рутинная работа. И если в маленьких компаниях руководитель, как правило, способен контролировать все отделы, то в крупных корпорациях с этим справиться уже невозможно. А при снижении контроля сотрудники начинают лениться и откладывать дела на потом. В результате не оперативно обрабатывают поступившие заявки, ошибаются в отчетах и так далее. А значит, снижается эффективность работы и, главное, понижается прибыль компании.

Исправить положение поможет автоматизация бизнес-процессов. Это передача рутинных и тяжелых задач сотрудников автоматизированным системам. Они способны принимать заказы, быстро производить расчеты, выставлять счета клиентам, формировать отчеты и так далее. В результате снижается нагрузка на сотрудников компании, а значит, снижаются и расходы на них. При этом автоматизированные системы выполняют некоторые бизнес-процессы эффективнее обычных работников.

Выделяют следующие инструменты автоматизации бизнес-процессов:

• управление сотрудниками и рабочим временем – позволяет оптимизировать рабочий день, выделить приоритетные задачи и повысить эффективность;
• управление клиентами – в такой системе создается карточка товара, в которой отображается процесс переговоров, заключенные договоры, кто работал с этим заказчиком и так далее;
• комплексная автоматизация – этот инструмент сложный в настройке, но зато при помощи него можно автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов, а не только один отдел компании;
• ESP-система – позволяет выполнять email-рассылку по адресам выбранных клиентов, как правило, используется email-маркетологами.

Кроме этого, к автоматизации бизнес-процессов можно отнести CMS (это движок для сайта) и системы управления проектами. Последний вариант позволяет ставить задачи перед одним или несколькими сотрудниками, контролировать сроки и качество реализации. Обычно компании интегрируют более одного инструмента автоматизации бизнес-процессов. Но бездумно покупать, и использовать сразу все инструменты не стоит. Так как необходимо подбирать подходящие автоматизированные системы для конкретных бизнес-процессов.

Цели и преимущества автоматизированных процессов

Цели интеграции автоматизированных процессов:

• экономия времени – рутинные, но важные, задачи перекладываются на автоматическую систему, которая легко с ними справляется;
• исключение ошибки человеческого фактора – система не ошибается, тогда как человек может случайно нажать не туда и не заметить;
• улучшение эффективности некоторых бизнес-процессов – с некоторыми задачами сотрудники могут не справиться, особенно если заданий много, а работников мало;
• увеличение прибыли – автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить прибыль компании, так как удается обслужить большее количество клиентов, приложив меньше сил, времени и затрат;
• освобождение ресурсов – автоматизация позволяет сэкономить денежные средства и время, а значит, освобожденных от работы сотрудников можно занять другими задачами;
• увеличение данных для анализа – автоматизированные системы собирают аналитические сведения, благодаря которым можно эффективно оптимизировать бизнес-процессы и масштабировать компанию.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов:

• исключение человеческого фактора;
• согласование действий сотрудников;
• увеличение прибыли;
• эффективные кадровые перестановки;
• освобождение работников от тяжелой рутинной работы;
• снижение расходов и времени на один бизнес-процесс;
• обработка большего количества клиентов без потери качества;
• предоставление большого количества статистических данных для анализа.

Что нужно учесть перед автоматизацией процесса

Перед автоматизацией бизнес-процессов крайне важно правильно подобрать ПО (программное обеспечение). В процессе выбора необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• позволяет изображать бизнес-процессы в графическом виде;
• установлен понятный в управлении интерфейс;
• есть доступ в автоматизированную систему из любой точки мира;
• способна интегрироваться с уже установленными в компании системами;
• доступна функция отправки уведомлений о ходе того или иного бизнес-процесса;
• можно составлять графики прогресса компании;
• позволяет настраивать несколько бизнес-процессов, которые могут запускать друг друга;
• стоимость автоматизированной системы укладывается в доступный бюджет.

Стоит отметить, что перед изучением рынка автоматизированных систем, следует определиться: какие бизнес-процессы следует автоматизировать. После этого подобрать ПО для этой цели будет гораздо легче. На рынке доступен типовой софт, который дешевле и проще внедряется, но трудно подстроить под конкретную компанию. Существуют индивидуальные автоматизированные системы, которые разрабатываются под заказ. По стоимости дороже, но зато подходят под нужды и задачи организации. Если появились проблемы с выбором автоматизированной системы, то можно проконсультироваться с экспертом.

С чего начать ее внедрение

Внедрение автоматизированной системы начинается с анализа бизнес-процессов компании. На первом этапе необходимо определиться, какие отделы нуждаются в автоматизации. Сделать это можно как самостоятельно, так и обратиться в специализированную компанию. Без обращения за помощью проводить внедрение автоматизации можно только в том случае, если в компании работает эксперт этой области. В противном случае есть высокий риск допустить ошибку. Поэтому без наличия специалиста в штате, лучше пригласить экспертов со стороны для интеграции.

Внедрение автоматизированной системы идет по одному и тому же сценарию:

1. Анализ бизнес-процессов и выбор тех, которым требуется автоматизация.
2. Детальное изучение и описание бизнес-процесса, который планируется автоматизировать.
3. Выбор софта и программного обеспечения, желательно рассмотреть все предложения.
4. Внедрение автоматизации бизнес-процессов, настройка и тестирование.
5. Обучение сотрудников использованию автоматизированной системы.

Как видно из пошаговой инструкции, внимание уделяется анализу и изучению. Это важно, так как только в таком случае можно безболезненно интегрировать автоматизированную систему. Через некоторое время после внедрения новых технологий (например, через месяц) рекомендуется опросить сотрудников, которые работают с этой системой. Быть может подскажут, как можно улучшить автоматизацию или расскажут о багах. Этот опрос даст много полезной информации для размышления.

Почему так важно участие IT-отдела и IT-решений

Автоматизация бизнес-процессов – это IT-решение проблем компании. А значит, за нормальное функционирование системы будет отвечать IT-отдел. Даже если интеграцию проводили приглашенные эксперты, в будущем что-то может пойти не так. И эту проблему будут решать айтишники компании. Но вряд ли они смогут исправить ситуацию, если даже не будут знать, как устроено и функционируют. Поэтому нужно привлекать IT-отдел к интеграции автоматизированной системы. А еще лучше отправить сотрудников на обучение.

Чем Smart Service сможет помочь в автоматизации бизнес-процессов

Конечным результатом предыдущих этапов подготовки к внедрению новой платформы должен стать инструмент, идеально соответствующий требованиям компании. Однако для того, чтобы сотрудники могли использовать его по назначению, необходимо будет провести обучение. За время его работы сотрудники - пользователи должны иметь возможность ознакомиться с функциями автоматизации процессов в компании и научиться пользоваться новой платформой. Поэтому особое внимание следует уделить практической части обучения!

Иногда случается, что сотрудники обеспокоены новыми технологиями и возможностями, которые они представляют. Поэтому важно, чтобы они знали, какие большие выгоды могут быть получены от таких решений для компании, а также что это не способ сократить рабочие места или «заменить» человеческую команду программой.

Для того, чтобы вы могли внедрить платформу SmartService на предприятии в максимально комфортных условиях мы проводим обучение вашего персонала по работе в нашей системе SmartService бесплатно.

Одного внедрения автоматизации процессов в компании недостаточно. Также необходимо поощрять сотрудников к использованию новой внедренной платформы. Если позаботиться о удобстве и практичности, охватить всех сотрудников и обучить их новым функциями и решениям, переход на платформу автоматизации бизнес-процессов должен стать намного проще.

Стоит установить временной интервал, например, в виде месяца, для постепенного «знакомства» с новой системой, а затем начать обязательно требовать использования нового инструмента. Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов помогает как компании, так и сотрудникам, но у них должно быть время и желание, чтобы убедиться в этом самим.

Резюмируя

Автоматизация бизнес-процессов – это необходимость для компаний на конкурентном рынке. Ведь эта технология позволяет снизить затраты на производство, эффективно распределить задачи, снизить нагрузку на сотрудников и так далее. Благодаря преимуществам, автоматизированные системы быстро окупают затраты на интеграцию. Главное, правильно подобрать систему, верно интегрировать ее и обучить сотрудников работе с новой технологией.